De Vergadering van Eigenaars is het belangrijkste onderdeel binnen de Vereniging van Eigenaars. Alle eigenaren hebben wettelijk gezien toegang tot de vergadering, die minimaal één keer per jaar moet plaatsvinden.

Tijdens deze vergadering, ook wel Algemene Ledenvergadering genoemd, houdt een notulist of secretaris notulen bij. Deze notulen worden na de vergadering beschikbaar gesteld voor alle eigenaren.

Bijeenroepen van vergadering

Een vergadering moet altijd schriftelijk worden aangekondigd. Deze uitnodiging wordt ook wel een convocatie genoemd. De schriftelijke uitnodiging bevat de datum, tijd en locatie van de vergadering.

Naast het bestuur kunnen ook leden een vergadering uitschrijven. Hiervoor moet ten minste 10% van het totale aantal stemmen voor een vergadering zijn. De vergadering wordt alsnog bij het VvE-bestuur aangevraagd. Het bestuur moet binnen een vastgestelde termijn reageren op dit verzoek. Reageert het bestuur niet, dan mogen andere VvE-leden een vergadering houden.

Rechtsgeldige vergadering en besluiten

Rechtsgeldige vergadering
Een Vergadering van Eigenaren is alleen rechtsgeldig wanneer aan bepaalde formaliteiten wordt voldaan, zoals het hanteren van de juiste oproeptermijn. Is de vergadering niet volgens de regels georganiseerd, dan is de vergadering niet rechtsgeldig.

Rechtsgeldige besluiten
Alle eigenaren hebben stemrecht. Wanneer iemand niet zelf in staat is om aanwezig te zijn bij een vergadering, dan kan er volmacht worden gegeven om de stem uit te brengen. Voor elk besluit gelden bepaalde stemverhoudingen in de Vereniging van Eigenaars. Deze verhoudingen en benodigde meerderheid zijn te vinden in de splitsingsakte. Deze meerderheid kan op verschillende manieren worden verkregen:

• Gewone (absolute) meerderheid: de helft van het totaal aantal uitgebrachte stemmen + 1.
• Gekwalificeerdere meerderheid: een verhoogde meerderheid is vereist, bijvoorbeeld ten minste tweederde van het totaal aantal uitgebrachte stemmen.
• Unanimiteit: een besluit wordt enkel aangenomen als de eigenaren unaniem voor het besluit stemmen.

Een besluit is alleen rechtsgeldig als het quorum wordt gehaald. Dit is het vastgestelde minimum van het totaal uitgebrachte stemmen. Vaak wordt het quorum vastgesteld op de helft van het totale aantal stemmen van de VvE.

Verschil tussen nietig besluit en vernietigbaar besluit

Besluiten van een VvE kunnen nietig of vernietigbaar zijn. Een besluit is nietig als deze in strijd is met de wet, splitsingsakte of het modelreglement. Het besluit is ongeldig en geen enkele eigenaar hoeft zich aan het besluit te houden.

Vernietigbare besluiten zijn in strijd met wettelijke of statutaire bepalingen die regelen hoe besluiten tot stand komen. Hier gaat het bijvoorbeeld om de vereiste meerderheid, het vastgestelde quorum of het hanteren van de juiste oproeptermijn. Een vernietigbaar besluit is geldig totdat een kantonrechter het besluit ongeldig verklaard.

Stakende stemmen

Een stemming kan leiden tot stakende stemmen: er zijn dan evenveel stemmen voor als tegen. Het is goed om vooraf goede afspraken te maken over een eventuele staking. Zo is er tijdens de stemming geen onduidelijkheid over de verdere gang van zaken.

Kiezen van de voorzitter van de Vergadering van Eigenaars

De voorzitter wordt gekozen door de Vergadering van Eigenaars. De voorzitter kan voor onbepaalde tijd worden gekozen, maar er kan ook iedere vergadering een andere voorzitter worden aangewezen.

Het dechargeren van het VvE-bestuur

Het bestuur van de VvE kan worden ontlast van de aansprakelijkheid voor het gevoerde beleid. Dit ontlasten van de aansprakelijkheid wordt ook wel dechargeren genoemd. De Vergadering van Eigenaars verleent alleen decharge voor het gevoerde beleid van het bestuur op basis van de bekende feiten.

Decharge kan gebaseerd zijn op (de toelichting op) jaarstukken. Wanneer de vergadering de jaarstukken goedkeurt, wordt er ook impliciet decharge verleend over het financiële beleid. Decharge kan ook expliciet worden verleend aan het bestuur.